Obrada podataka o kupcima

Zalažemo se za zaštitu vaših osobnih podataka u skladu sa svim važećim zakonima o zaštiti podataka, osobito u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka EU („GDPR“) te Zakonom o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka, a vaše osobne podatke obrađujemo samo na temelju zakonitih osnova ili ako je ispitanik dao svoju suglasnost.

U ovom Informacijama o zaštiti podataka objašnjavamo koje informacije (uključujući osobne podatke) obrađujemo u poslovnom odnosu s vama.

I. Tko je odgovoran za obradu osobnih podataka?

Voditelj obrade odgovoran za obradu osobnih podataka je Kroma d.o.o., Gospić, IX. gardijske brigade HV Vukovi 7, telefon: +385 (0)53 575 494, +385 (0)53 573 555, email: info@kroma.hr.

Svako pozivanje na “mi” ili “nas” u ovim Informacijama o zaštiti podataka je upućivanje na gore navedeni entitet.

Naš koordinator za zaštitu podataka može se kontaktirati pisanim putem na adresi sjedišta našeg društva ili  putem email adrese info@kroma.hr

II. Koje podatke obrađujemo?

Naši poslovni odnosi zahtijevaju obradu podataka koji se odnose na naše kupce. Ako se ti podaci odnose na fizičku osobu (npr. ako ste samostalni trgovac i stupite u poslovni odnos s nama), oni se smatraju osobnim podacima. Bez obzira na pravni oblik naših ugovornih partnera, obrađujemo podatke o kontakt osobama koje rade za našeg kupca. Molimo da ove Informacije o zaštiti podataka učinite dostupnima osobama unutar vaše organizacije koje su uključene u poslovni odnos s nama („kontakt osobe“).

1. Osnovni podaci: Obrađujemo opće podatke o našim kupcima i kontakt osobama te podatke o poslovnom odnosu koji imaju s nama, što zbirno nazivamo „osnovni podaci“. Osnovni podaci uključuju: a) sve podatke koji su nam dani na raspolaganje pri uspostavljanju poslovnog odnosa ili koje smo zatražili od naših kupaca odnosno kontakt osoba (npr. ime, adresa i kontakt podaci; i b) sve podatke koje prikupljamo i obrađujemo u vezi s uspostavljanjem poslovnog odnosa (npr. pojedinosti u sklopljenim ugovorima).

2. Podaci o izvršavanju: Obrađujemo osobne podatke prikupljene tijekom poslovnog odnosa, i to ne samo ažuriranjem osnovnih podataka, a te podatke nazivamo „podaci o izvršavanju“. Podaci o izvršavanju uključuju: a) podatke o izvršavanju ugovornih obveza naših kupaca na temelju sklopljenih ugovora; b) podatke o našem izvršavanju ugovornih obveza na temelju sklopljenih ugovora; c) podatke koje nam priopći kupac ili kontakt osoba tijekom našeg poslovnog odnosa, samoinicijativno ili na naš zahtjev; i d) osobne podatke koje nam je dao kupac, kontakt osoba ili treća strana tijekom našeg poslovnog odnosa.

3. U mjeri dopuštenoj zakonom, gore navedenim osnovnim podacima i podacima o izvršavanju možemo dodati i osobne podatke dobivene od treće strane. Takvi podaci mogu uključivati podatke o poslovnom položaju / rejtingu naših kupaca ako je to potrebno za procjenu financijskih rizika (npr. kašnjenja plaćanja).

III. Za koje svrhe i na kojoj pravnoj osnovi obrađujemo vaše osobne podatke?

1. Obrađujemo osnovne podatke, podatke o izvršavanju i korištenju, za ispunjavanje ugovornih odnosa s našim kupcima ili za poduzimanje predugovornih radnji na temelju članka 6(1) b) GDPR. Bez obzira na pravni oblik naših kupaca, obrađujemo osnovne podatke i podatke o izvršavanju koji se odnose na jednu ili više kontakt osoba u svrhu našeg legitimnog interesa za izvršavanje poslovnog odnosa na temelju članka 6(1) f) GDPR. 2. Možemo obrađivati i osnovne podatke, podatke o izvršavanju i podatke o korištenju radi poštivanja zakonskih obveza kojima smo podvrgnuti; ta vrsta obrade temelji se na članku 6(1) c) GDPR. Zakonske obveze mogu osobito uključivati obvezno otkrivanje osobnih podataka (poreznim) državnim organima te čuvanje računovodstvenih i poreznih podataka. 3. U mjeri koja je potrebna, obrađujemo osobne podatke (uz obradu u svrhu poslovnog odnosa ili ispunjavanja zakonskih obveza) u svrhu naših legitimnih interesa ili legitimnih interesa treće strane na temelju članka 6(1) f) GDPR.

Opravdani interes može uključivati: a) procese Kroma d.o.o. za unutarnje administriranje podacima kupaca; b) uspostavu, ostvarivanje pravnih zahtjeva ili obranu od pravnih zahtjeva; c) sprječavanje, istraga, otkrivanje ili progon kaznenih djela; d) održavanje sigurnosti naših sustava informacijskih tehnologija; e) održavanje sigurnosti naših prostora i infrastrukture; f) upravljanje i daljnji razvoj našeg poslovanja, uključujući upravljanje rizicima. 4. Ako fizičkoj osobi pružimo mogućnost da nam da suglasnosti za obradu osobnih podataka, obrađujemo one osobne podatke koji su obuhvaćeni suglasnošću u svrhe navedene u toj suglasnosti na temelju članka 6(1) a) GDPR. Imajte na umu da:– izjava o suglasnosti daje se dobrovoljno;– nepotpisivanje suglasnosti ili opoziv suglasnosti ipak može imati neke posljedice o kojima ćemo vas obavijestiti prije nego što će vam biti pružena mogućnost odlučivanja o davanju suglasnosti;– suglasnost može biti povučena u bilo kojem trenutku s učinkom od trenutka povlačenja suglasnosti, npr. obaviješću poštom i/ili emailom koristeći kontakt podatke navedene gore na početku ovih Informacija o zaštiti podataka.

IV. Postoji li obveza da nam date osobne podatke?

Davanje osnovnih podataka i podataka o izvršavanju navedenih u odjeljku II. ovog teksta nužno je za ostvarivanje i održavanje poslovnog odnosa s nama, osim ako nije drugačije određeno prije ili tijekom prikupljanja podataka. Bez dobivanja tih podataka nismo u mogućnosti ostvariti odnosno održavati poslovni odnos. Ako prikupimo dodatne podatke, naznačit ćemo je li pružanje takvih podataka utemeljeno na zakonskoj osnovi ili ugovornoj obvezi ili je neophodno za izvršavanje ugovora. Uobičajeno naznačimo koji se podaci mogu dati dobrovoljno i ne temelje se na zakonskoj osnovi ili ugovornoj obvezi ni u svrhu izvršavanja ugovora.

V. Tko ima pristup osobnim podacima?

Osobni podaci uglavnom se obrađuju unutar našeg društva. Ovisno o kategorijama osobnih podataka, samo određenim odjelima / organizacijskim jedinicama dopušten je pristup vašim osobnim podacima. Te su jedinice najčešće odjeli prodaje, marketinga,  financija i računovodstva. Na temelju koncepta upravljanja ulogama/pravima, pristup osobnim podacima ograničen je na funkcije i na opseg potreban za odgovarajuću svrhu obrade. Ako je potrebno i u mjeri dopuštenoj zakonom, vaše osobne podatke možemo proslijediti i primateljima izvan našeg društva. Takvi vanjski primatelji mogu biti:– naša povezana društva, kojima možemo prosljeđivati osobne podatke u statističke svrhe praćenja poslovanja;– pružatelji usluga koji nam na temelju posebnih ugovora pružaju određene usluge, uključujući i obradu osobnih podataka te odobreni kooperanti naših pružatelja usluga, primjerice, za usluge kao što su prikupljanje podataka, hosting naših internetskih stranica, održavanje našeg pozivnog centra, slanje emailova, pružanje usluga informiranja ili savjetovanja, projektiranja, izvođenja radova, računovodstvenih usluga;– privatna ili javna tijela, u mjeri u kojoj smo dužni prenositi vaše osobne podatke na temelju zakonske obveze kojoj podliježemo;

VI. Koristimo li automatizirano donošenje odluka?

U tijeku poslovnog odnosa općenito ne koristimo automatsko donošenje odluka (uključujući profiliranje) u smislu članka 22. GDPR. Ako takve postupke primijenimo u budućnosti, obavijestit ćemo ispitanike u skladu s primjenjivim zakonskim odredbama.

VII. Prenose li se podaci u zemlje izvan EU / EGP?

Osobne podatke namjeravamo prosljeđivati i u „treće zemlje“, tj. u zemlje izvan Europske unije ili u zemlje koje nisu potpisnice Sporazuma o Europskom gospodarskom prostoru, koje nisu obvezane osiguravati odgovarajuću razinu zaštite podataka usporedivu s razinom u Europskoj uniji. Prije takvog prijenosa u treću zemlju primjenjujemo odgovarajuće zaštitne mjere kako bismo osigurali potrebnu razinu zaštite podataka kod primatelja, odnosno u zemlji primatelja. Odgovarajuće zaštitne mjere mogu se posebice sastojati od odluke o primjerenosti kojom je Europska komisija odlučila da neka zemlja osigurava primjerenu razinu zaštite. Alternativno, osobne podatke možemo prenositi na temelju EU standardnih klauzula o zaštiti podataka ili – ako je primatelj u SAD-u – ako se primatelj pridržava načela europsko-američkog sustava zaštite privatnosti (EU-US Privacy Shield). Na zahtjev pružamo i dodatne informacije o odgovarajućim odnosno prikladnim zaštitnim mjerama; naše kontakt podatke možete pronaći gore na početku ovih Informacija o zaštiti podataka. Informacije o sudionicima u europsko-američkom sustavu zaštite privatnosti (EU-US Privacy Shield) također se mogu pronaći na: www.privacyshield.gov/list.

VIII. Koliko se dugo pohranjuju vaši podaci?

Osobne podatke općenito pohranjujemo sve dok postoji legitiman interes za zadržavanje takvih podataka i dok ne prevladaju interesi ispitanika za suzdržavanje od daljnje obrade. Ako više i ne postoji legitiman interes, podatke možemo i dalje pohranjivati ako za to postoji zakonska obveza (npr. pridržavanje zakonskih obveza čuvanja). Osobne ćemo podatke obrisati, čak i ako ispitanik ne poduzme nikakvu radnju, čim daljnje zadržavanje više nije potrebno za svrhe za koje su podaci prikupljeni ili na drugi način obrađeni ili ako daljnje zadržavanje na neki drugi način nije dopušteno zakonom. Općenito osnovne podatke i dodatne podatke prikupljene u tijeku poslovnog odnosa zadržat ćemo barem do kraja tog poslovnog odnosa. Podaci se u svakom slučaju brišu ako su ostvarene svrhe prikupljanja ili obrade. To može biti nakon završetka poslovnog odnosa s nama. Ako se osobni podaci trebaju pohraniti zbog zakonske obveze čuvanja, oni se čuvaju do kraja odgovarajućeg razdoblja čuvanja. Ako se osobni podaci obrađuju samo u skladu sa zakonskom obvezom čuvanja, pristup takvim podacima uglavnom je ograničen, stoga su podaci dostupni samo ako je to potrebno u svrhu obveze čuvanja.

IX. Koje su prava ispitanika?

Ispitanik ima pravo:

• zatražiti pristup svojim osobnim podacima, članak 15. GDPR;
• zatražiti ispravak netočnih osobnih podataka, članak 16. GDPR;
• zatražiti brisanje svojih osobnih podataka, članak 17. GDPR;
• zatražiti ograničenje obrade svojih osobnih podataka, članak 18. GDPR;
• ostvariti pravo na prenosivost podataka, članak 20. GDPR;
• prigovoriti obradi svojih osobnih podataka, članak 21. GDPR.

Navedena prava mogu se ostvariti u odnosu prema nama, npr. slanjem obavijesti kanalima navedenima na prvoj stranici ove informacije o zaštiti podataka. Nadalje, ispitanik ima pravo podnijeti pritužbu na postupanje s osobnim podacima nadležnom nadzornom tijelu, članak 77. GDPR.